Una de las herramientas más esenciales dentro del entorno laboral es Excel, el cual forma parte de la suite de Microsoft Office, y con la que puedes elaborar diferentes tipos de acciones, desde crear gráficas, organizar los gastos, crear facturas o calendarios.
Mejores trucos para usar en Excel
El programa Excel es utilizado dentro del entorno laboral con bastante frecuencia, sin embargo, es una herramienta compleja que puede resultar frustrante si eres un inexperto en su uso.
Con los siguientes trucos tienes la oportunidad de usar Excel de forma eficiente para ganar tiempo, y mejorar tu productividad.
Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas tienen una gran utilidad a la hora de crear informes y análisis, gracias a que permiten resumir de forma rápida una gran cantidad de datos y tablas.
La función se encuentra en “Insertar/Tablas dinámicas”, y debes seleccionar los datos en la mitad superior de la barra a la derecha. Mientras que la parte inferior, la utilizarás para generar la tabla.
Con esta herramienta clasificarás todos los datos dentro de una tabla de manera sencilla y rápida, evitando tener que ordenar una amplia variedad de datos de uno en uno, para que puedas enfocarte en las piezas de información de mayor relevancia.
Autocompletar
Otro truco bastante útil en Excel es la función de autocompletar, con la que puedes ordenar los registros de la base de datos, y administrar las listas de correo electrónico.
Con su uso evitarás las tareas repetitivas de entrada de datos, como la división de nombres de apellidos, o separar el formato en minúsculas del formato en mayúsculas, por ejemplo.
La función está actividad de forma predeterminada, y se completa de manera automática cuando colocas los datos y detecta un patrón.
En caso de no funcionar, puedes activarlo entrando en el menú Archivo y das clic en Opciones, después entra en el apartado de Opciones Avanzadas y revisa que la casilla esté encendida.
Ordenar celdas alfabéticamente
En Excel es habitual colocar una gran cantidad de datos que debes organizar de forma alfabética o numérica, conservando la relación entre filas y columnas.
Con esta función, puedes ahorrarte mucho tiempo, dado que Excel se encarga de filtrar e interpretar los datos de forma rápida y sencilla. Para ordenar las celdas, debes seleccionar las que quieras organizar, luego ir a la pestaña Inicio y seleccionar Edición.
Cuando se abra el menú, elige la opción Ordenar y filtrar, después elige Ordenar de A a Z o de Z a A, dependiendo de lo que necesites. Para mantener la relación con las celdas adjuntas, haz clic en Ampliar la selección cuando Excel te lo pregunte.
Añadir una lista desplegable
En el caso de necesitar homogeneidad en los datos de Excel, puedes colocar los valores posibles para un campo dentro de una de misma lista cerrada, evitando así que los usuarios puedan introducir los datos que quieran.
La creación de la lista desplegable de valores válidos para una celda es sencilla.
Primero selecciona una celda, elige la opción Datos y haz clic en Validación de datos, selecciona Lista y escribir los elementos que la conformarán, separados por comas y sin dejar espacios.
Activar el autoguardado
En las recientes versiones de Excel, cuentas con un botón de autoguardado en la parte superior izquierda de la herramienta. Con el guardado automático te aseguras de que toda la información introducida y modificada quede registrada.
Esto resulta útil ante un posible problema con el ordenador, en especial si se apaga de forma súbita. Sin embargo, para aprovechar este truco debes subir el documento que estás editando a la nube de OneDrive.
Cuando actives la opción de autoguardado debes elegir tu cuenta de OneDrive y coloca el nombre del documento.
Personalizar atajos rápidos
Además, en las versiones recientes del programa hay diferentes atajos rápidos en la barra superior.
Estos están representados por diferentes iconos que indican la función que cumplen en el programa, como el guardado automático o deshacer y rehacer, por ejemplo.
Sin embargo, puedes cambiar los atajos rápidos para colocar aquellos que uses con más frecuencia, esto favorece el ahorro de tiempo al utilizar el programa.
Para personalizar los atajos rápidos, selecciona el icono de la flecha ubicado en la parte superior, contiguo al icono de rehacer, y cuando se abra la lista puedes marcar y desmarcar según lo necesites.
¿Por qué aprender Excel?
Al conocer y aplicar estos trucos en Excel, puedes aprovechar al máximo la herramienta dentro del entorno laboral, y hasta para tus propias finanzas y contabilidad.
Cuando aprendes a utilizar la herramienta, mejoras el currículum vitae, dado que es una experiencia que muchas empresas buscan a la hora de contratar personal, por el amplio uso que tiene el programa en las tareas laborales.
También es una herramienta que ahorra tiempo y aumenta la productividad, siempre que conozcas los trucos y atajos que ofrece.
Aunque parezca complejo en un principio por la variedad de funciones y opciones que ofrece, Excel es un programa que resulta sencillo de aprender y con el que puedes desarrollar nuevas habilidades al finalizar la formación.
